Etkinliğinizi Önceden Planlayın

Bir etkinliğin planlanması zaman alır, hem de çok zaman alır. Her şeyi son dakikaya bırakmak sizi sadece stres altında bırakmakla kalmaz, aynı zamanda mümkün olan en iyi etkinliği yaratma ve daha büyük bir izleyici çekme şansını da azaltır.

Mekan

Birçok şirket etkinliklerini aylar veya yıllar öncesinden belirler. Peki  belediyenin kültür merkezini veya bir üniversitenin konferans salonunu rezerve etmek için bu kadar önceden yer ayırdıklarını düşünüyorsunuz? Hayır, en iyi yeri ayırtmak için çoktan rezervasyonlarını yaptılar! Rezervasyonunuzu son dakikaya bırakmak, etkinliğinizi belediyenin kültür merkezine veya bir üniversitenin konferans salonunda yapmak zorunda kalacağınız anlamına gelir. Ayrıca gözde mekanlar en yoğun dönemlerinde daha pahalı olurlar. Bu nedenle birkaç tane boş alana sahip olsalar da, muhtemelen düşündüğünüz bütçenin çok üzerine mal olacak. Bununla birlikte, mekanınız katılımcılarınız için en büyük satış noktalarınızdan biri. Uygun, lüks, ilginç veya ilgi çeken başka bir şey varsa, daha fazla insan çekeceksiniz. Mekanınızı belirlemek, salon düzeninizi, katılımcı sayınızı, reklamlarınızı vb. planlamaya başlayabileceğiniz anlamına gelir. Mekanınız sizin için pek çok başka faktöre karar verir. Yapılacak en iyi şeylerden biri de etkinliğinizin ihtiyaç duyduğu her şeyin listesini erkenden çıkarmaktır. Böylece uygun olmayan seçenekleri eleyebilirsiniz.

Katılımcılar

İnsanlar yalnızca birkaç gün önce etkinliğiniz hakkında bilgi edinmeye başlarsa, önceden başka bir plan yapmış olma şansları çok yüksektir. Onlara, planlarını değiştirmeleri için çılgınca bir şeyler öneremezseniz, katılımınız zayıf olacaktır. Etkinliğiniz için reklam ve tanıtım, büyük günden en az üç hafta önce yapılmalıdır. Bu size istediğiniz sayıda insanı bilgilendirmek için yeterli zaman verir ve katılımcılarınızın önceden rezervasyon yaptırmasına imkan sağlar.
Etkinliğinizde herhangi bir konuğunuz varsa, ister bir konuşmacı ister katılımcı olsun, yapılacak etkinliğin yanında konuğunuzun tanıtılması da iyi bir etki yaratır. Sonuçta, insanların etkinliklere katılmayı seçmesinin temel nedenlerinden biri, harcayacakları zaman ve paranın buna değeceğine inanmalarıdır. Etkinlik ücretsiz olsa bile, iyi vakit geçirmeyi bekleyeceklerdir. Kendilerine ilgi duydukları konularda yeni içerik sağlayacak kişileri tanıtmak, katılımcının etkinliğinizden fayda sağlayacağı hissini teşvik edecektir.

Düşünme

Her şeyi son dakikaya bıraktıysanız, doğal olarak stresi hissedeceksiniz. Stres altındayken, sizin ve etkinliğinizin performansını otomatik olarak artıracak şeyleri neredeyse tamamen unutacaksınız. Etkinliğinizin o kadar çok alanında paniklemeye başlayacaksınız ki, daha önce hiç düşünmediğiniz tavizler vermeye başlayacaksınız. Etkinliğinizi size ve markanıza özgü kılan küçük yönleri unutmak, marka kimliğini kaybetmenize ve konuklarınızın kafa karıştırıcı ve hatta yanlış bir mesaj almasına neden olacak.
Etkinlik hedefleriniz ve amaçlarınız büyük günden aylar önce belirlenmelidir. Son günlere kadar planlamayı bırakırsanız, bu ölçümleri gerçekleştirmenizi sağlayamazsınız, bu da etkinliğinizin başarısız olacağı anlamına gelir. 
Hiçbir şeyi unutmadığınızdan emin olmanın iyi bir yöntemi, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasında, yapılması gerekenlerin adım adım takip edileceği bir etkinlik listesi oluşturmaktır.

Başarı

Ağızdan ağıza pazarlama, reklamcılığın en güçlü araçlarından biridir. Sosyal medya da öyle. Etkinliğiniz harika, vasat veya korkunç olsun, insanlar bu konuda konuşacaklar. Katılımcılarınız sosyal medyada nereye gittiklerini bildirmişse veya etkinlikten sonra bazı fotoğraflar yayınlamışlarsa, insanlar soracaktır. Eğer etkinliğiniz bir başarısızlık hikayesiyse, muhtemelen her şeyi son dakikaya bırakmışsınızdır. Ve insanlar bu başarısızlığı konuşacak ve sözler yayılacaktır. Sonuç olarak, bir sonraki etkinliğinizde planlamanız harikay ve mekanınız daha da iyi olsa bile, zaten kötü bir deneyime sahip olan katılımcılar gelmeyeceklerdir. Sonuçta bu, ürün veya hizmetinizi satamayacağınız anlamına gelir.

Nasıl Daha İyi Planlarsınız?

Başarılı planlamanın anahtarı sakin kalmak, kendiniz için iş teslim tarihler oluşturmak ve proaktif olmaktır. Ne de olsa, başarılı bir etkinlik hiçbir zaman kendi başına olmadı. Hiçbir şeyi dışarıda bırakmadığınızdan emin olmak için adım adım etkinlik kitapçığını izleyin. Etkinliğinizin reklamını ve tanıtımını yönetmek için bir pazarlama takvimi oluşturun. En iyi zamanınızı Gantt Şeması ile yönetin. Gantt çizelgeleri zaman yönetimi için idealdir, çünkü olayın başından sonuna kadar kendiniz ve ekibiniz için son tarihler oluşturmanıza izin verir. Herkesin nerede olduğunu ve iş bitiş tarihlerini takip edip etmediğinizi görmek için ekibinizle haftalık toplantılar planlayın. Çekici etkinlik tanıtım malzemeleri oluşturun ve olabilecekleri en iyi olmalarını sağlamak için zaman harcayın. Unutmayın resimler ve videolar metinden daha fazla izleyiciye sahiptir.

Leave a Reply